及时回款的秘诀在于系统性且持续性的信用管理。
帮助您拥有更健康的现金流及免受逾期付款之苦的十个小贴士。
1. 减少商务合同中的歧义
未支付货款的货物保留货物所有权的条款。这些都是避免付款纠纷的有效措施。
2. 及时开票加速回款
尽可能早地开具发票，任何寄送发票的延迟都将不可避免地导致相应的付款延迟，从而影响您的现金流。
3. 通过了解客户来了解他们的付款习惯
对所有潜在客户进行尽职调查，包括进行信用审核，以及持续监控现有客户的付款情况。他们是否正面临来自其供应链或行业内的麻烦？这些都可能影响其现金流。例如：其业务/所在的行业受到任何不可控因素的影响有多大?（如COVID-19）。根据付款习惯对您的客户进行分门别类。可以考虑通过折扣的方式来激励那些优质和合格的客户提早付款。
4. 确保数据的准确性
保持客户信息的更新，这将确保发票的寄送无误，并记录任何有关付款条款的协议，这将帮助您最大限度地减少纠纷，并以合适的方式进行收款。
5. 发票逾期？立即采取行动
发票逾期的原因有很多。例如，在您之前的货物或服务中出现纠纷且未解决之前，您的客户可能暂停付款。又或者客户自身的现金流暂时出现了问题。一旦出现付款逾期，请及时拨打电话或发送邮件。通过良好的沟通，大部分的欠款都可能快速地解决。随时准备好与客户协商付款计划，并提供简单易行的付款方式。在COVID-19等危机时期，在对方采用远程办公的情况下，这一点可能尤其必要。
6. 记录您的通话内容
如果您与客户电话沟通，记录下每一次通话内容，并以电子邮件发送通话摘要进行后续跟进。这将有效避免误解分歧，并帮助您时刻掌握进展。
7. 书面信件催收
催款函是公认的要求客户支付逾期款项的正式函件。第一封催款函可以是简单地通知客户发票有逾期的情况。随后的信函可以从礼貌的提醒升级为强硬的付款要求。
8. 已寄出的支票
如果您的客户更倾向于使用支票支付，建议要求他们通过电子邮件向您发送邮寄日期和支票号码。这可以提醒双方注意支票在邮寄途中是否丢失。一般您可以留出至少三天的时间查看是否收到邮件。
9. 电子支付方式更优
电子支付方式比支票支付更快捷和安全，更易于追踪。如果您的客户还在使用支票，请询问他们是否愿意改为使用银行转账方式。
10. 考虑引入第三方商账追收公司
引入第三方商账追收公司是否会更有效。一家好的跨国企业，例如安卓账务管理Atradius Collections，应致力于维护您和客户的良好关系，并能够协助您处理国内和国外的债务问题。此类外包服务在您自身的应收账款管理团队人手不足时将尤为有效。
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